2021-12-22 11:07:09

Oleh: Fibria Rara Lugesti



(CPNS BDK Surabaya)


Surat tugas merupakan naskah dinas dari pimpinan yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi tentang penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi jabatan. Menurut Keputusan Menteri Agama Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Pada Kementerian Agama menjelaskan bahwa asas yang harus diperhatikan dalam penyusunan naskah dinas diantaranya yaitu bahwa penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam panulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan Bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. Selain itu, naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural dan distribusi.


Salah satu komponen penyusun surat tugas adalah data pegawai. Data Pegawai merupakan aspek penting dalam surat tugas yang mencakup informasi mengenai identitas pegawai yang diberi tugas. Disamping itu, data pegawai juga digunakan sebagai dasar dalam penyusunan gaji maupun dokumen lainnya yang mengharuskan penulisannya benar. Data pegawai harus dikelola secara baik dengan melakukan pembaruan data berkala ketika terdapat perubahan. Atas dasar itu sangat penting mempunyai satu sumber data yang tersinkronisasi sehingga data pegawai yang digunakan merupakan data yang aktual.


Pada kenyataannya data pegawai pada Balai Diklat Keagaman Surabaya beberapa kali mengalami perubahan pada gelar, jabatan, pangkat, dan golongan namun setiap pegawai mempunyai file data pegawai masing-masing sehingga sering terjadi perbedaan master data di mana tidak diimbangi dengan pembaruan master data pegawai untuk pembuatan surat tugas secara berkala. Kurangnya pembaruan data pegawai tersebut berakibat kesalahan penulisan data pegawai dalam surat tugas. Hal ini membuktikan bahwa belum optimalnya pembuatan surat tugas di Balai Diklat Keagamaan Surabaya.


Beberapa faktor yang ikut mempengaruhi belum optimalnya pembuatan surat tugas yaitu belum adanya alat bantu untuk mengintegrasikan pembaruan data dan alat bantu pembuatan surat tugas dengan pengisian data otomatis. Hal tersebut dibutuhkan untuk memudahkan pembuatan surat tugas dan sinkronisasi data pegawai.


Pembuatan surat tugas selama ini menggunakan cara menyalin dan menempel data pegawai sehingga sering terjadi kesalahan atau human error. Hal tersebut mengakibatkan pembuatan surat tugas di Balai Diklat Keagamaan Surabaya belum optimal karena memakan banyak waktu. Di samping itu, juga sering menimbulkan kesalahan dalam penulisan karena data pegawai yang digunakan belum mengalami pembaruan. Akibatnya, kerapkali terjadi revisi surat tugas dan pengulangan proses pembuatan sejak awal sehingga menimbulkan kurang efisiennya waktu dan sumber daya serta terhambatnya kegiatan kedinasan.


Efek dari peristiwa tersebut, surat tugas tidak bisa segera diterbitkan. Hal ini bertentangan dengan nilai dasar PNS khususnya nilai Akuntabilitas karena belum menerapkan kinerja yang terintegrasi. Selama ini, sistem pembuatan surat tugas belum menerapkan kinerja yang efektif sehingga  kurang sesuai dengan nilai dasar Komitmen Mutu. Karenanya, diperlukan upaya peningkatan layanan pembuatan surat tugas agar proses kerja lebih tepat waktu dan menghemat sumber daya.


Alternatif solusi untuk menghadapi isu tersebut yaitu melakukan sinkronisasi data pegawai secara terpusat dengan menggunakan fitur power query. Power query merupakan salah satu fitur pada Microsoft Excel yang memiliki banyak fungsi. Salah satu fitur dalam power query yaitu memungkinkan kita untuk mengimpor atau menyambungkan data dari sumber data eksternal ke Microsoft Excel. Fitur power query ini dirasa sangat efektif dalam menjawab isu di atas karena kita dapat mengedit data tersebut, misalnya menghapus kolom, mengubah tipe data, menggabungkan tabel sesuai dengan kebutuhan kita. Kemudian memuat kueri ke Microsoft Excel dan secara berkala kita bisa melakukan pembaruan atau refresh data untuk memperbaruinya.


Salah satu fitur power query seperti yang telah disebutkan yaitu untuk mengimpor data satu ke sebuah sumber data lainnya, seperti dari Microsof Excel atau beberapa database lainnya. Sumber data tersebut dapat menyertakan data dari web, file, database, azure atau bahkan tabel excel. Dengan power query, kita dapat menyatukan semua sumber data tersebut menggunakan transformasi dan kombinasi sesuai dengan kebutuhan yang kita inginkan. Setelah diimpor, kita bisa melakukan refresh data untuk pembaruan berupa tambahan, perubahan, dan penghapusan dari sumber data eksternal.


Beberapa langkah yang dilakukan untuk melakukan sinkronisasi data pegawai yaitu:



  1. Membuat file Data Pegawai Terbaru di spreadsheet



  2. Membagikan (share) Data pegawai di spreadsheet tersebut lewat link web



  3. Mengimpor data pegawai dari spreadsheet dengan fitur Get Data From Other Sources, kemudian pilih From Web, masukkan alamat atau link web data yang diinginkan, kemudian klik ok.



  4. Edit data eksternal melalui tab kueri.



  5. Membuat form pembuatan surat tugas dengan data tersebut.



Data yang terimpor dapat digunakan sebagai master data dalam pembuatan naskah dinas maupun dokumen lainnya. Pengelolaan data dilakukan di spreadsheet dan disinkronisasi melalui refresh data pada Microsoft Excel.


Sinkronisasi data dilakukan dengan cara melakukan pengeditan pada data di spreadsheet. Misalnya jika ada kenaikan pangkat atau golongan, perubahan jabatan, penambahan gelar maupun penambahan data pegawai atau adanya pengurangan dan penghapusan data pegawai. Perubahan atau pembaruan data tersebut dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab mengelola data pegawai. Kemudian menginstruksikan kepada seluruh pegawai yang menggunakan data fitur power query tersebut untuk melakukan refresh atau pembaruan data pada file Microsoft Excel masing-masing. Terdapat fitur refresh data otomatis ketika membuka file Microsoft Excel untuk memudahkan pembaruan data serta mengurangi human error yaitu tidak melakukan pembaruan sehingga data pegawai tidak terbarui.


Setelah melakukan habituasi terhadap sistem pembuatan surat tugas dengan form surat tugas yang datanya sudah terintegrasi selama satu bulan terdapat beberapa perubahan yaitu pembuatan surat tugas menggunakan form pembuatan surat tugas dapat menghemat waktu pembuatan sekitar 4 menit per satu surat tugas. Sebelum adanya form pembuatan surat tugas waktu estimasi pembuatan surat tugas yakni 9 menit per satu surat tugas. Setelah adanya form pembuatan surat tugas waktu estimasi pembuatan surat tugas menjadi 5 menit.


Dari empat surat tugas yang diterbitkan semua surat tugas terbit rata-rata 2 hari sebelum kegiatan dilaksanakan. Jika dibandingkan dengan sebelum adanya form surat tugas, penerbitan surat tugas kadang diterbitkan pada satu hari sebelum kegiatan dilaksanakan.


Dari keempat surat tugas tersebut, keempatnya tidak mengalami kesalahan dalam penulisan data pegawai. Data pegawai sudah sesuai dengan update data terbaru di aplikasi SIMPEG Kementerian Agama, dan hal tersebut sudah dikorfirmasi kepada pegawai penerima surat tugas.


Dalam jangka waktu satu bulan pelaksanaan habituasi, terdapat 8 data pegawai yang mengalami perubahan (kenaikan pangkat dan golongan) dan telah dilakukan pembaruan secara terpusat dengan hasil pembaruan yang langsung tersinkronisasi pada semua form pembuatan surat tugas. Pembaruan data dilakukan secara otomatis ketika file Microsoft Excel dibuka.


Adanya inovasi pembuatan surat tugas ini mendapatkan respon positif dari pengguna layanan kepegawaian, dibuktikan melalui testimoni yang diberikan. Keempat pengguna layanan merasa puas akan layanan yang diberikan dan berharap layanan tersebut dipertahankan dan ditingkatkan. Berdasarkan testimoni dari pegawai di bagian kepegawaian adanya sinkronisasi data pegawai secara terpusat ini dirasa sangat efektif dalam menghadapi isu tentang beragamnya master data yang dimiliki oleh masing-masing pegawai.


Dapat disimpulkan bahwa fitur Power Query efektif dan efisien dalam menjawab isu mengenai sinkronisasi data secara terpusat. Perlu diperhatikan bahwa adanya form pembuatan surat tugas dengan pembaruan data otomatis ini merupakan produk rintisan yang masih perlu banyak pengembangan. Sebagai tindak lanjut dari kegiatan aktualisasi, form pembuatan surat tugas akan dikembangkan dengan penambahan form SPD, form Model C, form Cuti dan form SPKL. Pengembangan aktualisasi ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas layanan kepegawaian.