Mengenali tanda-tanda Penurunan Kinerja Kelompok

Oleh: Aziz Fuadi

(ASN BDK Surabaya)

Kelompok yang ideal adalah kelompok yang berkinerja tinggi. Masing-masing anggota  berkomunikasi efektif,   berkontribusi terhadap kinerja kelompok, mampu mngelola dan mengendalikan konflik yang terjadi, anggota memahami perannya dan bertanggung awab terhadap tujuan kelompok serta adanya pengelolaan waktu yang baik di dalam kelompok. Namun tidak selamanya kelompok atau bagian dalam sebuah organisasi mampu berkinerja sesuai dengan harapan. Kelompok yang pada awalnya berkinerja baik, bisa jadi mengalami penurunan. Berikut ini gejala yang perlu diwaspadai bahwaterjadi penurunan kinerja dalam kelompok.

Komunikasi yang Buruk

Komunikasi yang efektif berperan dalam mendongkrak kinerja kelompok. Adanya komunikasi yang efektif, kerja sama dan koordinasi antar pegawai dapat berlangsung, sehingga prosedur  kerja dapat dilalui tanpa ada yang tertinggal.  Sebaliknya komunikasi yang tidak efektif, atau bahkan buruk bisa mnejadi penyebab penurunan dan kegagalan kerja kelompok. Jika terjadi kesalahpahaman, minimnya komunikasi, atau ketidakjelasan informasi, maka produktivitas kelompok dapat turun drastis. Hasil penelitian oleh Jones et al. (2018) menunjukkan bahwa kelompok dengan komunikasi yang buruk memiliki kecenderungan penurunan produktivitas sebesar 30%.

Ketika anggota kelompok kesulitan menyampaikan ide dengan jelas atau tidak mendapatkan umpan balik yang memadai dari anggota lain, produktivitas bisa jadi  terhambat. Menurut Robbins dan Judge (2017) komunikasi yang baik adalah kunci utama dalam menciptakan kelompok yang efektif. Kinerja kelompok cederung tinggi ketika di dalamnya terjadi komunikasi yang efektif, di mana antar anggota saling  menjalin hubungan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

Untuk mengatasi buruknya komunikasi dalam kelompok pemimpin kelompok perlu selalu membuka jalur komunikasi dan membiasakan untuk bersikap terbuka terhadap permasalahan yang dihadapi kelompok. Pemimpin juga perlu memfasilitasi  komuniksi dan memastikan bahwa semua anggota kelompok dapat berkomunikasi dengan baik. Saluran komuniksi dibuka lebar, misalnya melalui meeting rutin, grup whatsap, email atau media sosial lainnya.

Ketidaksetaraan Kontribusi

Tim yang efektif ditandai dengan adanya kontribusi yang merata pada anggotanya. Kontribusi tersebut akan mampu mempertahankan kinerja tim dan menghantarkan kelompok  dalam mencapai tujuan. Jika kontribusi anggota tidak setara karena hanya sebagian anggota kelompok yang berkinerja, hal tersebut menjadi tanda adanya penurunan kinerja kelompok.  Bila sebagian anggota kelompok tidak aktif atau tidak memberikan kontribusi maksimal, beban kerja akan terbagi tidak merata, mengakibatkan kinerja kelompok yang menurun. Studi oleh Gupta et al. (2020) menemukan bahwa kelompok dengan ketidaksetaraan kontribusi memiliki risiko tinggi untuk mengalami penurunan produktivitas.

Adanya ketidaksetaraan dalam kontribusi anggota kelompok dapat menciptakan ketidakpuasan dan ketidakseimbangan beban kerja. Robbins dan Judge (2017) menyarankan bahwa distribusi tugas yang adil adalah kunci untuk memastikan setiap anggota merasa bernilai. Mereka merasa dihargai dan perannya diperhitungkan dalam kelompok.

Untuk menstimulasi anggota kelompok agar berperan dan berkontribusi dalam kinerja kelompok, pemimpin kelompok perlu mengidentifikasi dan memahami keinginan dan harapan anggota. Selanjutya memberikan tantangan sesuai dengan keinginan dan harapan anggota agar mereka  menampilkan kinerjanya.

Konflik yang Tidak Diselesaikan

Konflik aadalah hal yang wajar dan senantiasa hadir dalam kehidupan kelompok. Namun konflik perlu ditangani dengan baik agar tidak menyisakan masalah yang berdampak buruk bagi kinerja kelompok. Konflik yang terus-menerus atau tidak ditangani dapat menciptakan lingkungan kerja yang tidak nyaman, merusak hubungan antar anggota, dan merugikan produktivitas kelompok. Penelitian oleh Turner et al. (2019) menunjukkan bahwa kelompok yang tidak menyelesaikan konflik dengan baik memiliki kemungkinan penurunan kinerja sebesar 25%.

Menurut Katzenbach dan Smith (2015), penyelesaian konflik yang konstruktif diperlukan untuk mempertahankan harmoni dan efektivitas kelompok. Baik konflik tugas maupun konflik hubungan akan berakibat merusak harmoni anggota kelompok yang pada akhirnya berdampak pada penurunan kinerja kelompok.

Agar anggota kelompok terbiasa dengan penanganan konflik pemimpin perlu mengajarkan anggota untuk menangani konflik dengan cara membiasakan diskusi terbuka yang konstruktif dalam  kelompok dan medorong pemahaman dan empati antar anggota kelompok sehingga segala permasalahan dapat ditangani dengan solusi yang saling menguntungkan.

Ketidakjelasan Tujuan dan Peran

Terbentuknya kelompok harus mempunyai tujuan yang jelas. Tujuan tersebut diturunkan menjadi sasaran yang harus dicapai oleh tiap anggota sehingga semua berperan dalam pencapaian tujuan. Anggota mempunyai tugas dantanggung jawab dan berperan sesuai dnegan tanggung jawabnya. Ketika tujuan kelompok belum terdefinisikan dengan jelas sehingga muncul ketidakjelasan peran bagi anggotanya maka kelompok dapat kehilangan fokus. Selanjutnya kinerja kelompok mengalami penururnan. Robbins dan Judge (2017) menekankan pentingnya mendefinisikan tujuan kelompok secara jelas dan memastikan bahwa setiap anggota memahami perannya. Ketika sudah memahami perannya, anggota dapat berkinerja dan berkontribusi terhadap tujuan kelompok.

Pada saat awal terbentuknya kelompok,pemimpin perlu mendefinisikan tujuankelompok secara jeasdan terukur dan membagi tugas dan tanggung jawab kepada anggota kelompok. Selanjutnya ia mengevaluasi cera berkala capaian yang diperoleh anggota kelompok, sehingga diperoleh gambaran sudah berapa  persen anggota mampu mencapai tujuan kelompok.

Daftar Pustaka

Belbin, R. M. (2012). Management Teams: Why They Succeed or Fail. Routledge.

Gupta, S., Sharma, R., & Patel, K. (2020). Inequality in Group Contributions and Its Impact on Performance. Group Dynamics: Theory, Research, and Practice, 24(2), 89-104.

Jones, A., Smith, B., & Wang, L. (2018). The Impact of Communication on Group Performance. Journal of Organizational Psychology, 42(3), 215-231.

Katzenbach, J. R., & Smith, D. K. (2015). The Wisdom of Teams: Creating the High-Performance Organization. Harvard Business Review Press.

Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2017). Organizational Behavior. Pearson.

Turner, J., Williams, M., & Parker, S. (2019). Resolving Conflict in Groups: Strategies for Enhanced Performance. Journal of Applied Psychology, 45(4), 567-583.