Surabaya – Meningkatnya kepercayaan berbagai instansi terhadap layanan Balai Diklat Keagamaan (BDK) Surabaya mendorong perlunya pembenahan tata kelola pelatihan kerja sama agar semakin profesional, terukur, dan memberikan kepastian layanan bagi mitra. Untuk menjawab kebutuhan tersebut, BDK Surabaya mulai menyusun standar baru pelaksanaan pelatihan kerja sama melalui pembentukan Tim Pelatihan Kerja Sama yang bertugas menyiapkan sistem layanan yang lebih terintegrasi.
Langkah tersebut dibahas dalam rapat yang dipimpin Kepala BDK Surabaya, Muchammad Toha, di Ruang Rapat Pimpinan, Rabu (8/7/2026).
Menurut Muchammad Toha, meningkatnya jumlah permohonan pelatihan kerja sama harus diimbangi dengan sistem pelayanan yang semakin baik sehingga seluruh proses dapat berjalan sesuai regulasi tanpa mengurangi kualitas pelayanan kepada mitra.
“Pelayanan yang baik harus dibangun di atas regulasi yang jelas, komunikasi yang sehat, dan koordinasi yang kuat. Dengan begitu setiap kerja sama dapat berjalan tertib dan memberikan manfaat bagi semua pihak,” ujarnya.
Salah satu fokus utama yang akan dibangun adalah penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) pelatihan kerja sama yang mengatur seluruh proses layanan, mulai dari penerimaan surat permohonan, penyusunan Nota Kesepahaman (MoU), penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB), penetapan jadwal, hingga pelaksanaan dan pelaporan kegiatan.
Selain SOP, tim juga akan menyusun berbagai dokumen standar seperti template surat permohonan, format MoU, TOR, RAB, serta daftar periksa (checklist) kesiapan panitia. Dengan adanya standarisasi tersebut, setiap kegiatan diharapkan memiliki kualitas pelayanan yang sama, meskipun dilaksanakan oleh tim yang berbeda.
Sistem administrasi juga akan diperkuat melalui mekanisme satu pintu. Seluruh surat permohonan kerja sama akan diterima oleh Sekretaris Tim sebelum didistribusikan kepada tim administrasi maupun tim teknis. Mekanisme ini diharapkan mampu mempercepat koordinasi, memudahkan pemantauan proses, sekaligus memastikan seluruh dokumen terdokumentasi dengan baik.
Dalam pembahasan rapat juga disepakati bahwa Nota Kesepahaman (MoU) menjadi dokumen utama dalam setiap pelaksanaan kerja sama. Oleh karena itu, proses penyusunannya akan mengikuti standar waktu yang jelas agar seluruh tahapan dapat dipersiapkan secara optimal. Meski demikian, BDK Surabaya tetap membuka ruang fleksibilitas untuk kondisi tertentu dengan tetap mengedepankan kepatuhan terhadap regulasi serta kebijakan pimpinan.
Kasubbag Tata Usaha BDK Surabaya menjelaskan bahwa pembentukan tim ini merupakan penyempurnaan dari mekanisme kerja sama yang selama ini telah berjalan. Dengan meningkatnya jumlah permohonan pada tahun 2026, diperlukan pembagian tugas yang lebih jelas agar pelayanan kepada mitra tetap optimal.
Berbagai masukan peserta rapat juga mengarah pada penguatan kualitas layanan. Di antaranya penyusunan pedoman pelatihan kerja sama, penetapan standar waktu pelayanan, penyusunan checklist kesiapan panitia, hingga penyelarasan jadwal antara tim administrasi dan tim teknis. Selain itu, promosi layanan kediklatan kepada calon mitra juga akan terus diperkuat agar informasi mengenai prosedur kerja sama dapat diakses lebih luas.
Tak hanya menjadi dasar pelaksanaan kegiatan, dokumentasi Nota Kesepahaman (MoU) juga akan dikelola secara lebih tertib karena menjadi salah satu data dukung dalam penyusunan Laporan Kinerja (LKj) sesuai arahan dari unit pusat.
Melalui pembentukan Tim Pelatihan Kerja Sama dan penyusunan standar layanan ini, BDK Surabaya berharap setiap mitra memperoleh kepastian proses, kualitas pelayanan yang seragam, serta koordinasi yang lebih efektif. Upaya tersebut menjadi bagian dari komitmen BDK Surabaya dalam menghadirkan layanan kediklatan yang semakin profesional, akuntabel, dan berorientasi pada kebutuhan pengguna.
Penulis: Alia
