Surabaya — Sebuah organisasi seharusnya tidak ikut kehilangan arah ketika satu orang di dalamnya berpindah tugas. Mutasi, rotasi, hingga pensiun adalah bagian dari dinamika organisasi. Namun, jika kepergian seorang pegawai membuat pekerjaan ikut tersendat, persoalannya bukan lagi pada orang yang pergi, melainkan pada sistem yang belum cukup kuat.
Hal tersebut menjadi sorotan Widyaiswara Balai Diklat Keagamaan (BDK) Surabaya, Muhimatul Kibtiyah, saat menjadi pembina apel pada Senin (24/8/2026). Ia mengajak seluruh pegawai melihat kembali makna penataan tata laksana dalam pembangunan Zona Integritas (ZI), yang menurutnya tidak semestinya berhenti pada penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan kelengkapan dokumen.
Muhimatul mengambil contoh dari salah seorang pegawai BDK Surabaya, yang kini telah berpindah tugas ke Kantor Kementerian Agama Kota Malang. Dari situ, ia mengajukan pertanyaan sederhana yang menurutnya penting bagi setiap organisasi.
“Apakah dengan pindahnya beliau, tim kerja beliau berpengaruh terhadap sistem dalam organisasi kita?” ujar Muhimatul.
Menurutnya, apabila perpindahan seorang pegawai sampai memengaruhi keberlangsungan sistem kerja, kondisi tersebut justru menunjukkan adanya ketergantungan organisasi terhadap individu. Sebaliknya, ketika pekerjaan tetap berjalan sebagaimana mestinya meskipun orang yang selama ini menangani pekerjaan tersebut sudah berpindah, itulah tanda bahwa sistem telah dibangun dengan baik.
Di titik inilah SOP memiliki peran penting. Namun, Muhimatul mengingatkan bahwa SOP tidak boleh sekadar menjadi dokumen yang berisi urutan pekerjaan. SOP harus mampu menjadi pedoman yang membuat pekerjaan berlangsung efektif, efisien, dan dapat diteruskan oleh siapa pun yang memiliki kompetensi untuk mengerjakannya.
“Ketika SOP ini hanya merupakan susunan atau urutan kerja, maka di sinilah organisasi patut mengevaluasi apa yang disebut sebagai SOP,” tegasnya.
Persoalan sistem kerja juga tidak dapat dilepaskan dari budaya kerja. Salah satu hal yang perlu dihindari, menurut Muhimatul, adalah silo mentality, yaitu pola pikir yang membuat seseorang melihat pekerjaan hanya berdasarkan batas kepemilikan masing-masing.
“Ini adalah pekerjaan saya, itu adalah pekerjaan kamu, dan yang di sana adalah pekerjaan mereka. Pikiran-pikiran seperti ini seharusnya kita jauhi dari suatu organisasi,” katanya.
Pola pikir semacam itu berisiko membuat pekerjaan berjalan sendiri-sendiri dan menghambat kolaborasi. Padahal, organisasi tidak bekerja sebagai kumpulan individu yang berdiri sendiri. Setiap proses saling berkaitan, dan gangguan pada satu bagian dapat memengaruhi bagian lainnya.
Karena itu, Muhimatul menilai enam area dalam pembangunan Zona Integritas perlu dipahami sebagai satu kesatuan. Manajemen perubahan mendorong perubahan pola pikir, penataan tata laksana memastikan proses kerja berjalan efektif, sedangkan penataan sumber daya manusia memastikan pegawai memiliki kompetensi yang dibutuhkan.
Selanjutnya, penguatan akuntabilitas memastikan pekerjaan memiliki target yang jelas, penguatan pengawasan mencegah terjadinya penyimpangan, dan peningkatan kualitas pelayanan memastikan seluruh proses tersebut pada akhirnya memberikan manfaat kepada masyarakat.
“Ketika tata laksana tidak dilakukan dengan baik, tentu saja sumber daya manusia yang sudah ditata sedemikian rupa tidak akan berkinerja dengan baik,” jelasnya.
Ia menambahkan, proses kerja yang tidak tertata juga akan berdampak pada kemampuan organisasi dalam mengukur kinerja. Jika prosesnya tidak jelas, penilaian terhadap hasil kerja pun berpotensi tidak berjalan optimal.
Dampaknya pada akhirnya tidak berhenti di lingkungan internal organisasi. Masyarakat sebagai penerima layanan akan merasakan konsekuensinya ketika sistem kerja tidak berjalan secara konsisten.
“Ketika hal ini tidak dikolaborasikan, maka dampak yang terjadi adalah kepada masyarakat. Masyarakat tidak akan terlayani dengan baik,” ungkap Muhimatul.
Untuk menguji apakah sebuah sistem kerja benar-benar telah berjalan, ia mengajak pegawai mengajukan tiga pertanyaan sederhana. Apakah proses kerja yang dilakukan sudah sederhana? Apakah setiap pekerjaan memiliki alur kerja yang efektif? Dan yang paling penting, apakah sistem tetap berjalan ketika orang yang mengerjakan pekerjaan tersebut tidak lagi berada di organisasi karena mutasi, rotasi, ataupun pensiun?
Pertanyaan terakhir menjadi ujian paling nyata. Sebab, sistem yang hanya berjalan ketika orang tertentu hadir sesungguhnya belum sepenuhnya menjadi sistem.
Bagi Muhimatul, pembangunan Zona Integritas pada akhirnya bukan sekadar tentang seberapa lengkap dokumen yang dimiliki organisasi. Esensinya adalah membangun cara kerja yang konsisten, kolaboratif, terukur, dan mampu memberikan pelayanan yang tetap berkualitas meskipun terjadi pergantian personel.
“Dengan adanya Zona Integritas ini kita mampu berkinerja sesuai dengan SOP masing-masing,” pungkasnya.
Dengan demikian, ukuran keberhasilan tata laksana bukanlah seberapa tebal dokumen SOP tersimpan, melainkan seberapa kuat sistem tersebut bekerja ketika orang-orang di dalamnya berganti. Pegawai boleh berpindah, tetapi pelayanan dan sistem kerja tidak boleh ikut berhenti.
Penulis: Mutia Rifda
